Szabályzat a belső visszaélés-bejelentési rendszer eljárásrendjéről – Magyarország

Az uLékaře.cz, s.r.o. társaságnál („Társaság”) elkötelezettek vagyunk a jogszabályoknak való megfelelés és az etikus működés mellett. Ennek érdekében visszaélés-bejelentési rendszert működtetünk, amely lehetővé teszi a jogellenes vagy etikátlan magatartások bejelentését és kivizsgálását.

A jelen szabályzat a Társaság által önkéntesen működtetett visszaélés-bejelentési rendszerre vonatkozik.

Célunk, hogy biztosítsuk a bejelentések biztonságos fogadását és azok megfelelő, időben történő kivizsgálását.

Bejelentés a visszaélés-bejelentők védelméről szóló jogszabály alapján

1. Jogszabályi háttér

A visszaélés-bejelentők védelmét a panaszokról, a közérdekű bejelentésekről és a visszaélések bejelentéséről szóló 2023. évi XXV. törvény szabályozza, összhangban az Európai Parlament és a Tanács (EU) 2019/1937 irányelvével.

2. Bejelentés

Bejelentésnek minősül a természetes személy (bejelentő) által tett szóbeli vagy írásbeli közlés, amely jogellenes vagy visszaélésszerű magatartásra vonatkozó információt tartalmaz, és amelyről a bejelentő az uLékaře.cz, s.r.o. részére történő vagy azzal összefüggő munkavégzése, vagy egyéb tevékenysége során szerzett tudomást.

3. Bejelentő

Bejelentést tehet:

1. a Társaság által foglalkoztatott, korábbi foglalkoztatott, és a Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött; 
2. az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll
3. a Társaságban tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társaság ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is;
4. a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy;
5. a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes;
6. a Társasággal a b), c) vagy e) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött;
7. az a személy, akinek a b), c) vagy e) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a Társasággal megszűnt.

4. Kötelezett szervezet

A visszaélés-bejelentési rendszer működtetésére kötelezett szervezet:

uLékaře.cz, s.r.o. 

Székhely: Českomoravská 2408/1a, 190 00 Praha 9

Nyilvántartási szám: IČO 05341051

5. A bejelentés tartalma

A bejelentés olyan információkat tartalmazhat, amelyek olyan magatartásra utalnak, amely:

• bűncselekmény elkövetésének gyanúját veti fel,

• szabálysértésnek vagy más jogsértésnek minősül,

• sérti a visszaélés-bejelentésről szóló jogszabályokat,

• sérti más magyar vagy európai uniós jogszabályokat,

• sérti az uLékaře.cz, s.r.o. belső szabályzatait vagy etikai normáit.

6. A bejelentés módjai

A bejelentő a bejelentést írásban vagy szóban teheti meg. A szóbeli bejelentést telefonon vagy más hangüzenetküldő rendszer útján, vagy személyesen lehet megtenni.

Ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében a bejelentő hozzájárulását igénylő, rögzített telefonvonalat vagy egyéb rögzített hangüzenetküldő rendszert használnak, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést

a) – a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően – tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy

b) írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

Ha a belső visszaélés-bejelentési rendszer keretében nem használnak rögzített rendszereket, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

Ha a bejelentő személyesen teszi meg a bejelentését, a belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentést

a) – a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerint megtett tájékoztatást követően – tartós és visszakereshető formában rögzíti, vagy

b) írásba foglalja és – annak ellenőrzésére, helyesbítésére, aláírással történő elfogadására vonatkozó lehetőség biztosítása mellett – a bejelentő számára másodpéldányban átadja.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működtetője a szóbeli bejelentés írásba foglalása során teljes és pontos jegyzőkönyvet köteles készíteni.

Szóbeli bejelentés esetén a bejelentő figyelmét fel kell hívni a rosszhiszemű bejelentés következményeire, a bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási szabályokra és arra, hogy személyazonosságát – ha az annak megállapításához szükséges adatokat megadja – a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezelik.

A bejelentés megtehető:

• az uLékaře.cz, s.r.o.  belső visszaélés-bejelentési rendszerén keresztül, vagy

• a külső bejelentési rendszeren keresztül. 

A bejelentő a belső és a külső bejelentési csatornák között szabadon választhat.

A Bejelentő jogosult a Bejelentést azonosíthatatlan módon megtenni. Az azonosíthatatlan Bejelentőt tájékoztatni kell arról, hogy ha az általa megadott információ nem elegendő vagy nem megfelelő a Bejelentése kivizsgálásához, illetve a vizsgálat megindításához vagy eredményes lefolytatásához elengedhetetlenül szükséges információ egyébként bármely okból nem beszerezhető, úgy a vizsgálat eredmény nélkül kerülhet lezárásra.

A Bejelentő figyelmét fel kell hívni, hogy amennyiben kapcsolattartásra alkalmas elérhetőségét a Bejelentésben nem adja meg, úgy részére az eljárással kapcsolatban a Társaság tájékoztatást nem küld.

7. Eljáró személyek

A vizsgálatban részt vevőkre az alábbi előírások vonatkoznak:  

1. nem összeférhetetlenek,
2. a vonatkozó jogszabályok és szabályzatok szakértői szintű ismerete alkalmassá teszi őket a vizsgálatok lefolytatására (pártatlanok),
3. nem állnak jogerős fegyelmi büntetés hatálya alatt.

A bejelentések fogadására és kivizsgálására kijelölt személy:

Név: Lucie Bonček Piatková

Telefon: +420602263129

E-mail: oznameni@ulekare.cz

Távollétében vagy összeférhetetlenség esetén a feladatokat az alábbi személy látja el:

Név: Lucie Uhlířová

Telefon: +420605799042

E-mail: oznameni@ulekare.cz

8. Összeférhetetlenség

A bejelentés kivizsgálásában nem vehet részt az a személy, akivel szemben a bejelentést tették, vagy aki az ügyben egyéb okból elfogultnak minősül.

Amennyiben a kijelölt személy összeférhetetlen, a bejelentés kivizsgálását a helyettes kijelölt személy végzi.

9. Belső visszaélés-bejelentési rendszer

A bejelentő a bejelentést a kijelölt személy, illetve annak távollétében a helyettes kijelölt személy részére teheti meg az alábbi módokon:

• postai úton (zárt borítékban, „Visszaélés-bejelentés – kizárólag a kijelölt személy vagy annak helyettese részére” megjelöléssel),

• e-mailben a fenti 7. pontban megadott e-mail címre,

• telefonon a fenti 7. pontban megadott telefonszámon (munkaidőben),

• személyesen, előzetes egyeztetés alapján.

10. Külső bejelentési rendszer

A bejelentő jogosult bejelentést tenni az Alapvető Jogok Biztosának Hivatala által működtetett külső bejelentési rendszeren keresztül is.

További információk és a bejelentési felület az alábbi oldalon érhető el:

https://www.ajbh.hu 

11. A bejelentésben érintett személy tájékoztatása

A bejelentésben érintett személy és az, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet a vizsgálat megkezdésekor részletes tájékoztatást kap a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. A tisztességes eljárás követelményének megfelelően biztosított, hogy a bejelentésben érintett személy és az, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet a bejelentéssel kapcsolatos álláspontját jogi képviselője útján is kifejtse, és azt bizonyítékokkal támassza alá. A bejelentésben érintett személy tájékoztatására kivételesen, indokolt esetben később is sor kerülhet, ha az azonnali tájékoztatás meghiúsítaná a bejelentés kivizsgálását.

12. Tájékoztatás a rosszhiszemű bejelentésekről

Az a személy, aki szándékosan valótlan tartalmú bejelentést tesz, nem jogosult a jogszabály szerinti védelemre, és vele szemben jogszabályban meghatározott jogkövetkezmények alkalmazhatók.

Ha az eljárásra jogosult szerv számára nyilvánvalóvá válik, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt, a bejelentés elintézését megalapozó vizsgálatot intézkedés mellőzésével befejezheti.

Ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, valótlan adatot vagy információt közölt és

1. ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, személyes adatait az eljárás lefolytatására jogosult szerv vagy személy részére át kell adni,
2. alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott, személyes adatait az eljárás kezdeményezésére, illetve lefolytatására jogosult szervnek vagy személynek kérelmére át kell adni.

13. A bejelentő védelme

A bejelentőt jogszerű bejelentés megtétele esetében nem érheti semmilyen hátrányos intézkedés. A bejelentés megtétele jogszerű például akkor, ha

1. a bejelentő a bejelentését a jelen szabályzatban írtak szerint tette meg,
2. a bejelentő a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információt a munkavégzéssel kapcsolatos tevékenységével összefüggésben (ideértve a foglalkoztatóval foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan bejelentő személyt is, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, valamint a foglalkoztatóval egyéni vállalkozóként, egyéni cégként foglalkoztatásban álló személyt, továbbá a gyakornokként, önkéntesként foglalkoztatási jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személyt is, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, valamint a foglalkoztató tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személyt, a foglalkoztató ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személyt) szerezte, és

c) a bejelentő alapos okkal vélelmezte, hogy a bejelentéssel érintett körülményekre vonatkozó, bejelentett információ a bejelentés időpontjában valós volt.

14. A bejelentés kivizsgálásának rendje

Írásbeli bejelentés esetén a kijelölt személy a bejelentés kézhezvételétől számított 7 napon belül visszaigazolást küld

Szóbeli bejelentés esetén a kijelölt személy a bejelentést haladéktalanul írásban rögzíti. Amennyiben a bejelentés személyesen történik, arról jegyzőkönyvet kell felvenni, amelyet a bejelentő részére át kell adni vagy annak tartalmát vele ismertetni kell.

A bejelentés kivizsgálását a kijelölt személy a lehető legrövidebb időn belül, de legfeljebb 30 napon belül elvégzi. Indokolt esetben a kivizsgálás határideje legfeljebb 90 napra meghosszabbítható, amelyről a bejelentőt tájékoztatni kell.

A bejelentő a kivizsgálás eredményéről és a megtett vagy tervezett intézkedésekről tájékoztatást kap.

A bejelentés kivizsgálása során a Társaság kapcsolatot tart a bejelentővel, ennek keretében a bejelentés kiegészítésére, pontosítására, a tényállás tisztázására, valamint további információk rendelkezésre bocsátására hívhatja fel a bejelentőt. 

A bejelentés kivizsgálása mellőzhető, ha

a) a bejelentést azonosíthatatlan bejelentő tette meg,

b) a bejelentést nem erre jogosult személy tette meg,

c) a bejelentés ugyanazon bejelentő által tett ismételt, a korábbi bejelentéssel azonos tartalmú bejelentés, illetve

d) a közérdek vagy a nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes személy, illetve jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban.

A bejelentés kivizsgálása során értékelni kell a bejelentésben foglalt körülmények helytállóságát, és meg kell hozni azokat az intézkedéseket, amelyek alkalmasak a visszaélések orvoslására.

Ha a bejelentés alapján büntetőeljárás kezdeményezése indokolt, akkor intézkedni kell a feljelentés megtételéről.

A bejelentés kivizsgálása során az érintett személyek meghallgathatók. Ennek során a személyes adatok védelmére vonatkozó rendelkezéseket meg kell tartani.

15. Adatkezelés

A bejelentő személyes adatai – a rosszhiszemű bejelentés kivételével – csak a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv részére adhatóak át, ha e szerv annak kezelésére törvény alapján jogosult, vagy az adatai továbbításához a bejelentő hozzájárult. A bejelentő személyes adatai hozzájárulása nélkül nem hozhatóak nyilvánosságra.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között:

a) a bejelentőnek,

b) annak a személynek, akinek a magatartása vagy mulasztása a bejelentésre okot adott, és

c) annak a személynek, aki a bejelentésben foglaltakról érdemi információval rendelkezhet,

a bejelentés kivizsgálásához elengedhetetlenül szükséges személyes adatai kizárólag a bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása vagy megszüntetése céljából kezelhetők.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer keretei között kezelt adatok közül haladéktalanul törlésre kerülnek a fenti pont hatálya alá nem tartozó személyes adatok.

Ha a bejelentés természetes személyre vonatkozik, az e természetes személyt megillető, a személyes adatok védelmére vonatkozó előírások szerinti, a tájékoztatáshoz és hozzáféréshez való joga gyakorlása során a bejelentő személyes adatai nem tehetők megismerhetővé a tájékoztatást kérő személy számára.

A belső visszaélés-bejelentési rendszer működése során a személyazonosságát felfedő bejelentő, valamint a bejelentésben érintett személy személyes adatait az erre jogosultakon kívül más nem ismerheti meg. A bejelentést kivizsgáló személyek a vizsgálat lezárásáig vagy a vizsgálat eredményeképpen történő formális felelősségre vonás kezdeményezéséig a bejelentés tartalmára és a bejelentésben érintett személyre vonatkozó információkat - a bejelentésben érintett személy tájékoztatásán túl - más szervezeti egységgel vagy munkatárssal a vizsgálat lefolytatásához feltétlenül szükséges mértékben oszthatják meg.

A személyes adatok kezeléséről szóló tájékoztató itt érhető el: https://my.soulody.hu/personal-data-processing.